AVG en ledenadministratie: waar letten bij een dienstenplanner

Een dienstenplanner werkt met persoonsgegevens: namen, e-mailadressen, beschikbaarheid. Dat valt onder de AVG. Dit artikel gaat over wat je als bestuur moet weten en waar op letten.

Welke gegevens verwerkt een dienstenplanner?

Typisch:

Naam en e-mailadres
Telefoonnummer (optioneel)
Lidnummer
Teaminfo
Dienstgeschiedenis en puntensaldo
Optioneel: opmerkingen bij no-shows

Volgens de AVG moet je hiervoor:

Een grondslag hebben (uitvoering van lidmaatschapsovereenkomst)
Transparant communiceren wat je vastlegt
Toegang beperken tot wie het nodig heeft
Gegevens bewaren zolang nodig, niet langer

Checklist voor het kiezen van een dienstenplanner

Vragen die je moet kunnen beantwoorden:

1. Waar staat de data?

Antwoord moet zijn: binnen de EU. Liefst Nederland of Duitsland. Data buiten de EU is AVG-gevoelig.

2. Welke certificeringen heeft de leverancier?

Minimaal ISO 27001 of gelijkwaardige standaard. Niet verplicht, wel een indicatie van serieusheid.

3. Staat er een verwerkersovereenkomst klaar?

Ja, dit is verplicht. Vraag ernaar. Een serieuze dienstenplanner-leverancier heeft deze standaard beschikbaar.

4. Wat gebeurt bij opzegging?

Wordt je data verwijderd? Na hoeveel dagen? Kun je eerst een export ontvangen?

5. Wie heeft toegang?

Binnen jouw vereniging: alleen bestuur en eventuele coordinatoren. Binnen de leverancier: alleen noodzakelijke medewerkers, gelogd.

Wat moet je zelf regelen?

Ook jij hebt werk:

Verwerkersovereenkomst tekenen

Met de leverancier van je dienstenplanner. Meestal onderdeel van het contract.

Privacyverklaring bijwerken

Vermeld in de privacyverklaring van je vereniging dat je een dienstenplanner gebruikt en welke gegevens daar in staan.

Leden informeren

Bij het invoeren van een dienstenplanner: kort bericht dat dit gebeurt, welke data erin staat, en hoe ze hun rechten kunnen uitoefenen.

Toegang beperken

Binnen de tool: alleen bestuur en dienstverdelers krijgen admin-rechten. Niet elke vrijwilliger.

Rechten van leden

Leden hebben recht op:

Inzage in hun gegevens
Correctie van onjuiste gegevens
Verwijdering (na opzegging lidmaatschap)
Overdracht (meenemen naar andere vereniging)

Een goede dienstenplanner biedt een selfservice-interface waar leden dit zelf kunnen.

Rode vlaggen

Vermijd dienstenplanners die:

Data opslaan in de VS of Azië
Geen verwerkersovereenkomst hebben
Onduidelijk zijn over back-ups en retentie
Access-logs niet bijhouden

Onze positie

Dienstenplanner.nl slaat data op binnen de EU, heeft standaard een verwerkersovereenkomst, en verwijdert data 90 dagen na opzegging (of eerder op verzoek).

Verder lezen: hoe kies je de juiste dienstenplanner.