Automatisch indelen

Handmatig roosteren kost de meeste beheerders veruit de meeste tijd. Met automatisch indelen stelt het systeem een compleet rooster voor. Jij controleert het voorstel en bevestigt. Pas dan ligt er iets vast.

Zo werkt het

1. Ga naar Diensten en klik op de knop “Automatisch indelen”.
2. Kies de periode die je wilt vullen, bijvoorbeeld de komende maand.
3. Het systeem rekent een voorstel uit en toont een preview: per dienst zie je welk lid wordt voorgesteld.
4. Ben je het ergens niet mee eens? Vink die regel uit. De rest van het voorstel blijft staan.
5. Klik op bevestigen. Nu pas worden de leden echt ingedeeld.

Hoe kiest het systeem wie waar komt?

Het voorstel is geen willekeur. Het systeem kijkt naar:

• Puntenachterstand: leden met de grootste achterstand op hun puntendoel worden het eerst voorgesteld. Zo trekt het rooster de verdeling vanzelf recht.
• Categorievoorkeuren: leden worden ingedeeld op diensten in categorieën waarin ze interesse hebben aangegeven.
• Doorgegeven afwezigheid: is een lid afwezig in een periode, dan wordt het in die periode nooit voorgesteld.
• Maximaal 1 dienst per dag: geen lid krijgt twee diensten op dezelfde dag.

Wat merken de leden ervan?

Na jouw bevestiging krijgt elk ingedeeld lid één verzamelmail met al zijn nieuwe diensten bij elkaar, plus een pushmelding. Leden worden dus niet overspoeld met losse mailtjes per dienst.

Daarna gelden de normale regels: leden krijgen een herinnering een week en een dag van tevoren, en ze kunnen ruilen of een afmeldverzoek indienen als een dienst toch niet uitkomt.

Tips voor een goed voorstel

• Stimuleer leden om hun profiel bij te houden. Hoe meer leden hun afwezigheid en categorievoorkeuren invullen, hoe beter het voorstel aansluit op de werkelijkheid.
• Draai het niet te ver vooruit. Een periode van enkele weken tot een maand werkt prettig: recent genoeg dat afwezigheid al is doorgegeven, ver genoeg vooruit dat leden zich kunnen voorbereiden.
• Gebruik de preview echt. Jij kent je vereniging beter dan het systeem. Zie je een combinatie die in de praktijk niet handig is, vink die regel uit en los het handmatig op.

Blijft zelf inschrijven bestaan?

Ja. Automatisch indelen vult aan wat leden zelf nog niet hebben opgepakt. Leden die zich actief inschrijven voor diensten die hen goed uitkomen, lopen minder achterstand op en worden daardoor minder vaak automatisch ingedeeld.

Kom je er niet uit?

Stuur ons een mail via info@dienstenplanner.nl. We helpen je graag verder.